78 strumenti per l’organizzazione del lavoro per migliorare la tua produttività

L’organizzazione è una parte importante per creare un ambiente di lavoro produttivo ed è utile in quasi tutti i settori. Esistono molti strumenti organizzativi che i dipendenti possono utilizzare per aumentare la propria efficacia e le capacità di gestione del tempo.

Se desideri aumentare la tua produttività o gestire il tuo tempo in modo più saggio, potrebbe esserti utile esplorare alcuni strumenti organizzativi comuni.

In questo articolo spieghiamo cosa sono gli strumenti per l’organizzazione del lavoro, descriviamo i benefici di questi strumenti, elenchiamo 78 strumenti organizzativi che puoi utilizzare e forniamo suggerimenti per scegliere quelli migliori.

Cosa sono gli strumenti per l’organizzazione del lavoro?

Gli strumenti organizzativi sono strumenti che ti aiutano a organizzare lo spazio, il tempo e i compiti per rendere la tua giornata lavorativa più produttiva. Possono includere strumenti fisici, agende o piattaforme software.
Questi strumenti possono consentire ai dipendenti di prendere appunti, ordinare il proprio spazio di lavoro, organizzare le idee, collaborare con altri membri del team, impostare promemoria e creare flussi di lavoro. Alcuni strumenti organizzativi possono essere programmi software da installare per aiutarti a gestire il calendario e a dare priorità alle responsabilità in modo efficace.

Benefici degli strumenti organizzativi

Utilizzare strumenti organizzativi sul posto di lavoro può:

• Favorire la collaborazione: molti strumenti organizzativi permettono ai dipendenti di collaborare in modo più efficace ai progetti aziendali. Possono aiutare il personale a organizzare i pensieri e le idee, condividerli e presentarli agli altri dipendenti per una revisione e un confronto.
• Aiutare la memoria: gli strumenti organizzativi sono spesso un buon modo per rinfrescare la memoria ed evitare di dimenticare date, compiti, scadenze ed eventi di lavoro. Questo può aiutarti a migliorare le prestazioni e a completare più compiti contemporaneamente.
• Risparmiare tempo: gli strumenti organizzativi possono garantire che tu comprenda i tuoi compiti e sappia dove trovare materiali e informazioni quando necessario. Questo può contribuire a ridurre il tempo necessario per completare i compiti o per passare da un progetto all’altro.
• Aumentare la produttività: l’organizzazione consente spesso ai dipendenti di gestire più compiti riducendo l’uso di tempo e risorse e chiarendo le responsabilità. Gli strumenti organizzativi possono essere un modo potente per ottenere questi benefici nel tuo lavoro.
• Limitare gli errori: gli strumenti organizzativi offrono spesso agli utenti la possibilità di chiarire e dare priorità ai compiti lavorativi in modo efficace. Questo può ridurre gli errori derivanti da istruzioni poco chiare, scadenze non definite e strategie comunicative inefficaci.

14 strumenti per l’organizzazione del lavoro da provare

Esistono molti strumenti per l’organizzazione del lavoro, quindi trovare quello giusto per te potrebbe richiedere un po’ di sperimentazione. Ecco un elenco di strumenti per aiutarti a organizzare il tuo tempo, il tuo spazio e le tue attività, rendendo la tua giornata più produttiva:

1. Agenda o calendario

Uno degli strumenti organizzativi più semplici è un’agenda o un calendario da scrivania. Con un calendario puoi annotare riunioni, compiti giornalieri o scadenze dei progetti. Questo strumento è perfetto per chi ama avere promemoria fisici e preferisce scrivere le note a mano. Puoi anche usare pennarelli colorati, adesivi e timbri per contrassegnare eventi specifici.

2. Timer

Lavorare a intervalli brevi, con pause tra uno e l’altro, può aumentare la produttività. I timer sono strumenti utili per questo tipo di organizzazione del tempo. Ne esistono molti, dalle app per smartphone ai timer fisici da scrivania. Alcuni potrebbero trovare i timer sul telefono o computer una distrazione, mentre altri potrebbero apprezzare la possibilità di personalizzare i suoni di un timer digitale. Scegli il metodo che funziona meglio per te.

3. Fogli di calcolo

Quando lavori su progetti complessi, può essere utile suddividerli in sezioni più piccole e monitorare i progressi. Un modo efficace per farlo è utilizzare fogli di calcolo. Esistono molte applicazioni e piattaforme online che offrono questa funzionalità, quindi puoi sperimentare per trovare quella che fa al caso tuo. Puoi usarli per creare una rappresentazione visiva dei tuoi compiti da aggiornare man mano che procedi.

4. Promemoria sullo smartphone

Gli smartphone dispongono spesso di strumenti integrati che facilitano l’organizzazione sul lavoro. Tra i più comuni c’è la funzione promemoria, presente nella maggior parte dei telefoni. Questi strumenti ti permettono di impostare notifiche per il giorno stesso o per date future. Il telefono può poi inviarti una notifica testuale o un allarme al momento opportuno, aiutandoti a ricordare scadenze e impegni e a concentrarti su altri compiti nel frattempo.

5. Organizzatore da scrivania

Mantenere in ordine lo spazio di lavoro aiuta a ridurre le distrazioni. Usare un organizzatore da scrivania per penne, cancelleria e utensili o un gestore per i cavi può contribuire a mantenere la tua postazione ordinata. Questo può anche facilitare il reperimento rapido di ciò che ti serve. Per molte persone, avere una scrivania ordinata significa anche avere la mente più organizzata.

6. Strumento per prendere appunti

Un’app per prendere appunti è un altro strumento comune presente sugli smartphone. Ti permette di annotare promemoria e recuperarli successivamente. È una buona alternativa digitale a planner e quaderni se vuoi risparmiare spazio o preferisci strumenti elettronici. Se scegli di usarla al lavoro, è utile eliminare le note completate per mantenere l’ordine.

7. Lista di cose da fare

Le liste di cose da fare sono un modo semplice ed efficace per organizzare idee e compiti senza bisogno di nuove tecnologie. Ogni mattina puoi stilare un elenco ordinato delle attività da completare, assegnando un tempo stimato a ciascuna. Questo ti aiuta a monitorare i progressi e a ricordare tutto ciò che devi fare. Puoi scrivere su un blocco note o usare un’app per prendere appunti o elaborazione testi.

8. Calendario collaborativo

Oltre a gestire il tuo tempo, può essere utile coordinarsi con gli altri. Un calendario collaborativo è uno strumento efficace per condividere orari e compiti con i colleghi. Si tratta di applicazioni che permettono di creare un calendario digitale condivisibile con il team. Tutti possono aggiungere o rimuovere appuntamenti, scadenze e promemoria. In questo modo, tutti i membri del gruppo hanno accesso alle stesse informazioni.

9. Assistente virtuale

Gli assistenti virtuali sono professionisti autonomi che puoi assumere per gestire compiti amministrativi. Lavorano da remoto e comunicano tramite telefono, email o app di messaggistica. Possono aiutarti a gestire l’agenda, fissare appuntamenti, impostare promemoria e interagire con clienti e colleghi. È una soluzione utile se ricopri ruoli di leadership, gestisci clienti o hai un’agenda molto piena, e può ridurre significativamente il carico di lavoro.

10. Cuffie con cancellazione del rumore

Alcune persone si concentrano meglio se eliminano le distrazioni, migliorando l’organizzazione della giornata. Le cuffie con cancellazione del rumore permettono di ascoltare musica rilassante o suoni di sottofondo, eliminando rumori esterni come colleghi o apparecchiature. Potresti creare una playlist che ti aiuti a rimanere focalizzato sui tuoi compiti senza interruzioni.

11. Sistema di archiviazione

Anche se i file digitali sono comodi, alcune persone preferiscono lavorare con documenti cartacei. Se ti piace avere documenti fisici, puoi usare raccoglitori e cartelle, creando un sistema di archiviazione ben pensato. Ad esempio, se sei un assistente amministrativo, potresti avere un raccoglitore per le spese di viaggio, suddiviso in cartelle per ogni dirigente.

12. Ordine del giorno

Creare un ordine del giorno per le riunioni e le sessioni di lavoro può aiutarti a rispettare i tempi e gli obiettivi prefissati. Gli ordini del giorno sono simili alle liste di cose da fare, ma includono anche la durata prevista per ogni sezione e gli argomenti da trattare. Questo conferisce struttura a riunioni, brainstorming e sessioni di lavoro intenso.

13. Email

Se usata correttamente, l’email può essere uno strumento organizzativo. Puoi creare filtri e cartelle per classificare i messaggi e trovare rapidamente ciò che ti serve, eliminando quelli irrilevanti. Molti provider email permettono anche di contrassegnare i messaggi per ricordarti di rispondere. Usare queste funzioni ti aiuta a comunicare in modo efficiente e a tenere traccia delle conversazioni.

14. Post-it

Se i promemoria visivi ti aiutano a ricordare le priorità, i post-it possono essere uno strumento efficace. Tienine una pila sulla scrivania per annotare compiti urgenti da completare. Ad esempio, se ricevi un’email prima di uscire per una riunione, puoi scrivere un promemoria per rispondere al tuo ritorno. Così, eviterai che il messaggio venga dimenticato nella casella di posta.

64 strumenti aggiuntivi per l’organizzazione del lavoro

Se preferisci utilizzare un’app digitale, una piattaforma o un programma per organizzare i tuoi compiti, ci sono diverse opzioni disponibili. Ecco 64 strumenti per l’organizzazione del lavoro che puoi provare per aiutare te e il tuo team a organizzare il lavoro in formato digitale:

• Zapier
• Trello
• Basecamp
• Timely
• Asana
• TickTick
• Lucidchart
• Notion
• Airtable
• ClickUp
• Wrike
• Jira
• CintaNotes
• Infinity
• MindMeister
• Monday
• Dropbox
• Evernote
• Backlog
• Confluence
• ProofHub
• TimeCamp
• TeamViewer
• Nifty
• EssentialPIM
• Nimble
• Pocket
• WebWork
• Calendly
• Scoro
• Habitty
• Todoist
• Toggl Track
• Box
• Taiga
• Teamwork
• nTask
• Process Street
• Pipefy
• Hive
• Slite
• Make
• Franz
• PerfectForm
• Zendesk
• 24me
• ActiveInbox
• Podio
• WeKan
• Agendex
• GoReminders
• Bookafy
• Pinpoint
• Doodle
• Pinterest
• ProProfs Project
• Workzone
• Zenkit
• Quire
• Sortd
• DoneDone
• Clean Email
• Nuclino
• ObjectDock

Consigli per scegliere gli strumenti organizzativi

Ecco alcuni consigli per aiutarti a scegliere gli strumenti organizzativi più adatti al tuo ambiente di lavoro:

Considera analogico versus digitale

Quando scegli gli strumenti organizzativi, è spesso importante decidere se preferisci opzioni analogiche o digitali. Se lavori online e utilizzi diversi software durante la giornata, potrebbe esserti utile trovare una piattaforma che semplifichi il tuo processo. Altri, invece, potrebbero preferire usare carta e penna per fare liste e scrivere promemoria.

Trova un obiettivo

Per aiutarti a trovare gli strumenti organizzativi giusti per il tuo lavoro, considera se il tuo interesse principale è la gestione del tempo, l’organizzazione dello spazio o la semplificazione delle attività. Trovare questo obiettivo può aiutarti a scegliere gli strumenti che meglio rispondono alle tue esigenze.

Pensa al prezzo

Molti strumenti organizzativi sono gratuiti e facili da trovare, mentre altri possono richiedere un investimento una tantum o un abbonamento. Prima di scegliere, valuta quanto possa essere importante quello strumento per il tuo lavoro e determina che tipo di investimento sei disposto a fare (in euro).

Scegli un’opzione adatta al tuo lavoro

Alcuni strumenti organizzativi sono utili per liberi professionisti e lavoratori da remoto, mentre altri sono pensati per un ambiente di lavoro collaborativo. Se lavori da solo, potrebbe essere sufficiente una soluzione semplice; se invece fai parte di un team, potresti aver bisogno di strumenti con più funzionalità.

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